Merhabalar,
e-irsaliye uygulamasına gönüllü olarak geçişe kısa bir süre kaldı. 01.01.2018 tarihinde mükellefler gönüllü olarak e-irsaliye uygulamasına geçebilecekler. 01.07.2018 tarihindeyse uygulamaya geçiş zorunlu olacak. Birçok firmada e-irsaliye hakkında karşılaştığımız sorular var. Bu soruların cevaplarını sosyal medya ortamından yazarak paylaşmak istedik.
e-İrsaliye hakkında detaylı bilgi için www.netle.com.tr/iletisim sayfasından uzman arkadaşlarımıza erişebilir ya da e-irsaliye sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
E-irsaliye Hakkında Sorular ve Cevaplar
Kimler için zorunlu?
e-fatura sistemine dahil olan tüm mükellefler için zorunlu olacaktır.
Geçiş ne zaman?
Gönüllü olarak 01.01.2018 tarihinde, zorunlu olarak da 01.07.2018 tarihinde geçiş yapılacak.
Kullanım modelleri nelerdir?
e-Fatura uygulamasında olduğu gibi 3 tane seçenek var. A) GİB portal, B) GiB ile doğrudan entegrasyon, C) Özel entegratör
Doğrudan entegrasyon yapan yerler için GİB TEST yapacak mı?
Evet. Beklentimiz, temel e-irsaliye döngüsünün sağlıklı şekilde yürütülerek test sürecinin tamamlanması şeklindedir. (irsaliye gönder, al, cevapla, kabul, ret vb.)
Karşı taraftan sistem yanıtı gelmeden sevkiyat yapılabilir mi?
Hayır. Sistem yanıtı geldikten (başka bir ifadeyle alıcı zarf bilgisine 1200 mesajını döndükten ) sonra olmalıdır. Eğer alıcı tarafından e-irsaliyenin alındığına ilişkin sistem yanıtı gelmezse, hata kodu ya da alınamama gerekçesi dip notlara yazılarak resmi kağıt üzerine irsaliye yazdırılıp süreç devam ettirilebilir.
İhracat kapsamında GTB’ye gönderilen irsaliyeler e-irsaliye olacak mı?
Hayır. Bu tür irsaliyeler (şimdilik) kağıt irsaliye olarak devam edecektir.
Muhtelif irsaliyeler de e-irsaliye olacak mı?
Muhtelif irsaliyelerde alıcı bilgisi belirgin olmadığı için ve (şimdilik) e-irsaliyenin arşiv sürümü de bulunmadığından muhtelif irsaliyeler kağıt irsaliye şeklinde kullanılmalıdır.
E-İrsaliye olmayan firmalara e-irsaliye arşiv gönderebilecek miyiz?
Şimdilik hayır ancak beklentimiz 2019 yılında bu sürecin de gerçekleşmesi şeklindedir.
Dahili sevkiyatlar e-irsaliye olacak mı?
Evet. Firma kendisi de e-irsaliye mükellefi olduğu için süreçlerini e-irsaliye olarak sürdürmelidir.
E-irsaliye çıktısı alınmalı mı?
Evet ya da hayır.
Sürücünün irsaliyedeki bilgileri beyan durumunda sayısal ya da kağıt ortamda çıktı sunma durumuna göre sorunun cevabı değişkenlik gösterebilir.
Eğer sürücü tablet gibi akıllı cihazlar kullanarak e-irsaliye bilgisine erişim yapabiliyorsa beyaz kağıda çıktı alınmasına gerek olmayacaktır. Eğer bu tür cihazlar kullanılmıyorsa, düz beyaz kağıt üzerine çıktı alınabilir.
E-İrsaliye üzerine paraf atılarak kağıt çıktı üzerinden değişiklik yapılabilir mi?
Hayır. Elektronik(sayısal) irsaliyeler de e-fatura gibi elektronik imza ile korunmaktadır. Oluşturulma sonrasında kesinlikle değişiklik yapılamaz. Bu tür gereksinimler için tekrar e-irsaliye belgesi oluşturulabilir (gerekli iade/ret süreci tamamlandıktan sonra)
E-İrsaliye kullanımında denetleme süreci kısalacak mı? (EGM, KGM, vb)
Karayollarında yapılan denetimlerde e-irsaliye üzerinden araç ve sürücü bilgileri (opsiyonel olmasına rağmen) eksiksiz tamamlandıysa evet.
E-fatura gibi kabul/ret olacak mı?
Evet ancak durum biraz e-faturadan farklı. Kalem bazında kabul ya da ret yapılmak zorundadır. Önümüzdeki haftalarda yeni tebliğ ile belgeye ilişkin kabul/ret yanıtının verilmesi GİB tarafından duyurulabilir.
Kabul / RET süresi için belirlenen bir süre var mı?
Evet. 7 gün olması bekleniyor.
Kabul / RET süresine göre fatura düzenleme tarihi değişkenlik gösterir mi?
Hayır. Karşılıklı mutabakat süresi ile irsaliye<->fatura arasındaki tarih bağlantısı farklı konulardır. Yasal olarak fatura belgesi, irsaliyeden sonra 7 gün içinde hazırlanmalıdır.
E-İrsaliyede fiyat ya da toplam sahaları zorunlu mu?
Hayır
E-fatura için HSM, NES ya da Mali mühür var. Bunlar aynen kullanılabilir mi?
Evet
Bir ya da birden fazla PLAKA + ŞOFÖR bilgisi var. e-İrsaliye dokümanına bu bilgiler eklenebilir mi?
Evet. E-İrsaliye XML dokümanına ilgili alanlar çoklu (array) şekilde eklenebilir.
E-İrsaliye kabul/ret bilgileri olmadan fatura ile denkleştirme yapabilir miyiz?
Evet. Birçok firma irsaliyedeki miktar farklılıklarını şu an için fatura üzerinden yürütmektedir. Bu durumda firmalar e-irsaliye sonrasında da aynı süreci devam ettirebilir.
E-İrsaliye ve e-Fatura bilgileri birbirleriyle bağlantılı mı?
e-fatura belgesi içinde irsaliye bilgileri zaten aktif olarak kullanılıyordu. İrsaliye numara ve tarih değerleri yine benzer şekilde e-fatura içinde kullanılabilir.
E-Fatura ve E-İrsaliye için farklı kullanım modelleri olabilir mi? (GIB, Entegrasyon, Özel Entegratör)
Hayır. e-irsaliye, e-fatura gibi kapalı bir sistem. Bu nedenle ZARF içinde gelen tüm mesajlar ilgili model yürütücüsü (GİB, Portal, Entegrasyon) tarafından eksiksiz işlenmelidir. Bu nedenle firma e-fatura için hangi modelde çalışıyorsa e-irsaliye için de AYNI modeli kullanmak zorundadır.
Alıcı tarafından geri gönderilecek irsaliye de e-irsaliye olacak mı?
Evet
e-faturada olduğu gibi ek açıklama sahaları kullanılabilecek mi?
Evet
Saklama zorunluluğu var mı?
Evet. e-fatura ile benzer şekilde 10 yıl saklanmalıdır.
Tehlikeli madde taşıma durumunda soför için ek bilgiler eklenebilir mi?
Evet. e-irsaliye taksonomisi (xml içeriği) e-faturada olduğu gibi attachment (ek belgeler) saklayabiliyor. Bu nedenle şoföre ilişkin özel belgeler, e-irsaliye içine içerik olarak (örnek pdf şeklinde) eklenebilir.
Taşıyıcı araca ilişkin görsel bilgiler eklenebilir mi?
Evet. Alıcı tarafında gelen araca yönelik hazırlık yapılmasında ve taşıma sürecinin etkin hale getirilmesinde Netle Yazılım olarak tüm müşterilerimize öneriyoruz.
Fatura ve sevkiyat zamanı aynı ise e-fatura/e-arşiv kullanımı olabilir mi?
Evet. Tebliğ içinde "artık kullanılamaz" ifadesi e-irsaliye mükellefleri için geçerlidir. Bir firma e-irsaliye uyumlu ise fatura "irsaliye yerine geçer" özelliği kullanılamaz. Ancak alıcı e-fatura + e-irsaliye mükellefi değilse, bu durumda sevkiyat düzenlenen e-fatura/e-arşiv belgesi aynı zamanda irsaliye yerine de geçmektedir.
Düzenleme ve sevk tarihi arasında fark kontrol edilecek mi?
Hayır. Sevkiyat planlama 10-15 günlük bir plan dahilinde olabilir ancak fiili sevk tarihi aracın çıkış anında olacak şekilde düzenlenmektedir. Bu nedenle bu konuda ek bir şematron denetimi bulunmamaktadır.