Yürürlükte olan mevzuata göre mal ihracatı yapan ve e-Arşiv faturası düzenleme izni almamış kurumların ihracat faturalarını kağıt olarak düzenleyip saklaması gerekiyor. e-Arşiv faturası düzenleme izni almış kurumlar ise ihracat faturalarını e-Arşiv izni kapsamında elektronik olarak oluşturuyor ve Gümrük işlemlerinde kullanılmak üzere basımını matbu olmayan düz beyaz kağıda basıyor.
25 Aralık 2015 tarih ve 29573 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan 461 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yapılan düzenleme ile 01.01.2017 tarihinden sonra “e-fatura zorunluluğu” olan bir mükellef e-Arşiv izni almış olsun olmasın, mal ihracı ve/veya yolcu beraberi eşya ihracı için düzenleyecekleri faturaları “e-fatura” olarak düzenlemek zorundadır.
Bu düzenleme ile mal ihracatı yapan ve e-fatura kapsamında olan kurumlar yasal kapsama giren ihracatları için e-fatura düzenlemek zorundadır. İhracat e-faturaları için fatura akış modelinde GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) merkezi rolünü benzer (eskisiyle aynı) şekilde sürdürmektedir. Ancak ihracat e-faturası dokümanında (ubl-tr) yapılacak değişiklik ile alıcı bilgisi artık GTB (Gümrük Ticaret Bakanlığı) olacaktır. GTB kendine iletilen her ihracat faturası için tekil bir GÇB (Gümrük Çıkış Beyanname) numarası üretecek ve sistem yanıtıyla bunu gönderici birime iletecektir. İletilen yeni numara ile ilgili ihracat yapacak firma gümrük işlemlerini bu noktadan sonra başlatabilecektir. Yeni e-fatura ihracat sürümünde GTB farklı durumlarda kendisine iletilen ihracat faturası için farklı cevaplar da verebilecektir.
· Kabul: GTB tarafına iletilen fatura belgesi kabul edildi anlamına gelmektedir.
· Ret: GTB tarafına iletilen fatura belgesi ret edildi anlamına gelmektedir.
· Iade : Mevcut e-fatura sisteminde de olmasına rağmen pek yaygın kullanılmayan bu mesaj türü ise olası miktar fazlalığında, GTB tarafından iletilecek ürün bazında miktar farkını temsil edecektir. Bu durumda; ihracat e-faturası kabul gibi işlem görecek ancak son resmi fatura (GTB onay sonrasında 1300 durum koduna sahip olacak ihracat e-faturası) iade edilen miktara göre ERP paketinde işleme dahil edilecektir.
Bu düzenlemelerle eş zamanlı olarak GİB kendi e-fatura portalında “ihracat” özelliklerinin desteklenmeyeceğini de duyurdu. Bu duyurunun arkadasında haklı gerekçe olarak, ihracat süreçlerindeki devinimin yüksek olması ve farklı noktalarda farklı teknolojilerle bu süreçlerin desteklenmesi yatabilir. Bir firma, düzenleme öncesinde, ihracat faturası için proforma fatura hazırlayarak, gümrük komisyoncusuna faturasını göndermekte ve buradan gelecek onay sonrasında gümrük işlemlerine başlamaktaydı. Bu nedenle fatura daha resmi duruma gelmeden, birçok paydaş, ihracat sürecinde görev almakta ve belirli noktalarda onay vermesi gerekmektedir. Netle Yazılım ailesi tarafından düzenlenen tüm e-dönüşüm modülleri bu tür gereksinimleri etkin şekilde karşılayabilmektedir. Web tabanlı, açık mimari özellikte ve mobil erişimin sağlandığı çözümlerle ile yeni dönemde de, firmalar ihracat faturalarını hazırladıktan sonra diledikleri kişileri onay sistemine dahil edebilir, onay sonrasında mobil ya da web platformundan erişim yaparak ihracat sürecinde tüm adımları takip edebilir.
Düzenleme şuan için taslak olarak görünmekte ancak olası yeni düzenlemeler ile, eski GİB e-dönüşüm duyurularındaki ortalama süre göz önününe alındığında, yılın son dönemlerine doğru, birçok mükelleften gelen forum soruları ile birlikte taslak tebliğ gerçek haline doğru yaklaşacaktır ve olası sorunlar e-fatura sisteminde yer alan teknoloji platformlarının uyarlanması ile süreçleri etkin halde yönetilecektir.
Firmalar kendi iç ihracat süreçlerinde, ERP paketlerinin yaygın ve temel özellikleri bir sistem halinde sunmaması nedeniyle farklı çözümleri farklı noktalarda kullanabilmektedir. Bir firma ihracat sürecinde bazı durumlarda 3-4 farklı yazılım sistemini kullanarak sürdürebilmetkedir. Bu durumda ortaya çıkan yeni düzenleme sonrasında tüm sistemler birbiriyle bütünleşik (integrated) iletişim kurararak yeni süreci desteklemelidir. Yerel ERP sağlayıcılar genelde iş ortaklık modelleriyle iracat çözümlerini ana paketlerine entegre etmiş durumdalar. Bu durumda iş ortakları tarafından geliştirilen ihracat uygulamaları ana ERP paketlerindeki yeni yasal değişime ayak uyduracak şekilde entegre olmalıdır.
Global kapsamda yaygın olarak kullanılan SAP paketinde ise, Türkiye’deki durum biraz daha farklılık gösterebiliyor. Birçok firma ihracat süreçlerini ek geliştirmelerle (z-namespace) yapılan çözüm üzerinden ya da Microsoft Office Excel üzerinden (proforma fatura ile) sürdürmektedir. Bu durumda belge ilk aşamada ERP içinde yer almadan ihracat e-fatura sürecini başlatıyor ve (ürünün milli sınırlar dışına çıkması) sonrasında da mali / muhasebe kayıtlarını tamamlayabiliyorlar. Yeni düzenleme ile bu tür çözümlerin de ortak bir çözüm tarafından gereksinimleri karşılaması gerekmektedir. Geliştirdiğimiz SAP sistemine özel çözümler bu tür durumları ortadan kaldırmaktadır ve veri giriş tekrarını engellemektedir. Bu çözüm ile kullanıcılar tek bir yere veri girerek, olası hataları engellemekte, ihracat süreçerlini başlatabilir, sürdürebilir, izleyebilir, onaya sunabilir ve tüm durum kodlarını (object state change then event raise!!!) kolayca izleyebilir
Yeni düzenlemeye çok az kala, son 6 ay içinde yer aldığımız projedeki notları kısaca özetlemek ve bu tür bilgileri paylaşmak istedik.